日常办公设备管理规定
为了规范公司日常办公设备的采购、使用等操作流程,提高工作效率,强化固定资产和日常办公用品的目标管理,结合公司的具体实际,特制定本规定。
一、申领
1、日常办公用品,如复印纸、办公文具、IP卡、墨盒硒鼓等耗材,直接到办公室前台登记领用。相关费用按部门领取数量和金额进行汇总,计入相关各部门的支出成本。
2、经过申请、审核、招标、采购等系列程序的办公设备,如笔记本电脑、台式PC、打印机、传真机等,在办公室办完固定资产登记后,填写《办公设备领用单》后方可领取。
二、采购
1、日常办公用品,由公司办公室统一负责招标、采购。如无特殊批准,各部门不得擅自采购。
2、由于业务增长,需要添置的办公设备,如,笔记本电脑、台式PC、打印机、传真机等,所需部门的使用者填写《办公设备购买申请单》,经主管部门经理签字后,递交公司办公室,再由办公室审核后递交执行总裁审批;执行总裁批准后,进行招标,然后采购。
三、维修
1、日常办公设备如出现故障,需到办公室进行报修登记,填写《办公设备故障处理单》。办公室根据登记情况派出技术人员进行维修。
2、对于一些故障,需要更换部件,涉及开支的,技术人员需报办公室主管领导批准,并进行详细登记。所产生费用,按公司正常财务流程进行报销。
四、报废
1、办公设备超过使用期限或遭遇严重损坏不能修复的,所在部门先填写《办公设备报废单》,经固定资产管理人员和财务部门核实,由办公室报请执行总裁批准后方可批准报废。
2、报废的办公设备,由固定资产管理人员进行妥善地回收、处理。如变卖,需将所卖费用上交公司财务。如做捐赠处理,在经执行总裁签批后,需将设备的数量、去向进行文字说明报办公室存档。