2004年7月27日，为了加强企业办公管理系统的规范化管理，推进系统应用扩展建设和优化工作，确保系统的安全性和稳定性，省公司下发了新的《GMCC企业办公管理系统（EOAS）管理办法》（以下简称“《管理办法》”）。该办法分八个部分对系统的管理进行了全面的规定。针对系统负荷过重的突出问题，该办法第三条规定：“为减轻办公系统的压力，原则上公司各职能部门的管理人员开通OA的办公系统、邮件功能，一线员工（营业、客服人员），不单设个人账号。”、第四条规定：“一类营业厅用户账号总数为5个，其他营业厅为3个，每个营业厅拥有OA办公权限的ID为1个。”
深圳分公司对《管理办法》非常认同。当前，由于服务一线人员迅速增加，申请OA办公权限人员也相应增加；当前不但系统负荷过重，而且用户使用也存在不便。目前深圳分公司正常上班时间OA系统考核指标严重（星期一尤甚）超标，同时同一份公文在OA帐号多的部门处理速度比OA帐号少的部门要慢许多。我们深感OA系统负荷过重的现状亟需改变。但是，由于一线人员数量较大，我们在执行上述《管理办法》第三条、第四条规定时存在难度。经查，深圳分公司当前一线员工的个人账号数已超过了省公司《管理办法》规定的标准，但目前存在的账号数仅仅达到营销、客服部门需求账号数的一半。为此，为了兼顾减轻系统负荷和方便员工工作两方面需要，经与省公司综合部、信息技术中心相关人员沟通，目前我们考虑按照以下原则执行《管理办法》：
1、建议保留深圳分公司在《管理办法》下发前已存在的超额账号。今后，一线员工申请新增OA办公权限时，将进行严格把关，确属工作需要，方予以审批。并且，当人员发生变更时，要及时进行OA账号清理。
2、采取各种措施引导员工改变工作习惯，减轻系统负荷，包括：（1）减少公文量；（2）缩小发文范围；（3）能阅不办（即综合员和部门领导进行公文分发时，能阅的就不用办理方式）；（4）倡导利用企业门户的公告栏、待阅信息、QQ等方式进行公司内部宣传等。
以上做法是否妥当，恳请省公司给予指导，并感谢省公司综合部、信息技术中心一直以来的帮助和支持！
特此汇报。