随着改革开放的深入,企业正朝着产权清晰、权责明确、管理科学的现代企业制度方向发展。如何适应新形势,让档案管理工作更好地服务于企业的发展,成为当前企业档案管理工作的一个重点。笔者根据档案、图书、情报资料管理的特点,就企业信息管理一体化作初步探讨。
所谓“信息管理一体化”就是把企业内部档案、图书、情报资料纳入到企业信息管理机构中,以实现企业信息资源的统一管理。具体地说,就是把企业所有的档案、图书、情报资料作为一个有机整体集中到企业信息中心,由企业统一组织管理,并使三者有机地结合起来,以实现企业信息资源共享和综合利用。
实现信息管理一体化的优越性
1.有利于维护档案信息的完整。一个企业的全部档案是一个全宗,应实行集中统一管理,以保持档案之间的有机联系,发挥其整体优势,有利于改善、保证档案的质量,提高工作效率,更好地协调档案、图书和情报资料工作,加快实现档案信息管理的规范化和现代化。
2.有利于企业进行科学决策。科学决策是现代企业管理的关键。企业要进行科学的决策,就必须掌握来自市场及企业内部科技、生产和经营管理过程中产生的各种信息。企业的各类档案,是反映企业全部活动的真实记录,是最可靠的信息资料。企业档案实行集中统一管理,能充分发挥企业档案信息的作用,以全面、系统、准确的信息为依据,为企业领导进行科学决策提供参考。
3.有利于企业档案的有效利用。实现档案、图书、情报资料等信息的一体化管理,有利于信息资源的共享,全面系统地为需求者提供所需信息,而且还可以开展技术交流协作和发展对外横向联系,这样就可加快信息的传递速度,极大地提高利用率。
4.有利于实现档案管理现代化。档案信息集中统一管理后,对企业全部档案、图书、情报资料各项工作按规范化、标准化的要求进行管理,实行统一分类、统一编号、统一著录、统一标引、统一编目,从而为电子计算机应用于信息管理工作打下基础。
实现信息管理一体化的初步方案
做好信息管理一体化应注重“四个统一”:
1.统一领导。企业内部的档案工作管理体制,应坚持“集中统一”管理和分级负责的原则,建立信息管理一体化机构,即“科技信息中心”。把企业档案信息工作列入企业发展规划和计划,建立档案工作机制,完善档案管理网络,统筹规划档案、图书、情报工作,并要求在机构、体制、人员、经费、设备、制度、措施等方面都实行综合管理,使一个单位档案、图书和情报资料在结构和层次上统一、协调,实现整体功能的优化。
2.统一制度。企业档案实行一体化管理必须建立健全统一的档案管理制度。具体地说,档案管理制度的制定要从档案的收集、整理、鉴定、保管、利用等环节上,根据有关规定统一制定各种门类和载体的档案管理制度,同时相应地采取一系列具体措施进行考核和奖惩,以保证各项规章制度的落实。
3.统一标准。档案管理标准化是实现档案科学管理的重要基础和前提条件,是对档案管理业务、技术活动中重复出现的事物和概念,如案卷质量标准、分类标准等,制定科学的、统一的规则和技术规范,使其具有统一性、规范性、互换性。
4.统一利用。保存档案的根本目的就是为了利用。科技信息中心要有目的、有组织地对整个企业的档案信息资源进行开发利用,开展技术咨询服务和技术交流、技术协作等,有针对性、有选择性地对档案和其他信息进行综合和分析。为领导决策和各部门开展工作服务,运用财务、人事档案为企业深化改革服务。企业档案、图书、情报资料一体化管理后,信息中心应密切关注并参与企业的各项重大活动,做好定向服务、搞好预测超前服务、记录备案自觉服务、开展咨询直观服务。
企业向前发展,对信息的需求在不断扩大和变化,“信息管理一体化”作为档案管理前进的方向,也在不断的发展和完善中,这需要更多同仁来努力探索,为企业决策提供多层面的信息支持。
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