浅析水利电子档案管理（蔡玲玲）

时间：2022-02-21 15:11:52 浏览量：次

随着办公自动化的日趋完善，许多日常工作可以直接在计算机上办理，基本上实现了无纸化办公，这样产生了大量的电子文件。我国也紧跟时代潮流，电子信息技术在各领域得到广泛应用，如国家重大的水利工程三峡工程和南水北调工程在这些伟大工程中产生大量信息、档案，如水工、水文及水利资料普通的书面信息，已不能适应时代潮流，必须紧密结合电子信息技术。但电子文件仍像普通文件一样具有形成阶段，管理阶段，处置阶段。处置阶段也就是所谓的归档集中起来统一管理，电子文件需要全新的管理形式，传统档案管理方式和方法已经无法适应社会发展的需要。电子信息在水利档案中的应用及特点介绍：
1 电子文件档案管理与传统档案管理的区别
1.1电子文件档案的归档时间与传统档案不同
电子文件档案可在水利工程加固改造，结束后随时整理归档，或在某一时间周期定时统一归档，设定工程代号：1级类目，2级类目，以便其他人员查找。这样及时电子归档，一方面可避免文件漏归，保证归档率和完整率，另一方面也符合电子文件自身的特点，快速便捷，还可避免档案的流失。
1.2电子文件的分类，编目等管理方式与传统档案不同
因为电子文件的特殊性，可以达到文件一级的管理，所以在进行电子文档整理时，给出相关的文件名，即可找出相应的文件和相关的上下级行文及附件，从而可以大大减轻档案工作人员的劳动力强度。
1.3电子文件的查询方式和传统档案不同
电子文件只有符合一定的条件，档案管理人员就可通过输出档案号的方式，直接查询到电子档案详细信息，在电脑中阅读查询。
1.4电子文件在保管方式上和传统档案有差异
顾名思义电子文件必须保存到电脑中，有专门的档案管理者专门的电脑，电子文件在电脑中并要备份，以便某一硬盘出现问题。
2 水利电子档案在归档方面的现状与分析
从目前来看，水利电子档案在归档管理等方面还存在一些问题：
2.1原稿被忽视，随意被删改，在电子计算机上起草、制作文件，这是办公室的常事。然而，一旦文件定稿打印在纸上后，作为草稿性的电子文件经常被忽视。这些电子文件大多数未被保留，它不是被清除就是被新文件覆盖，使具有原始性的电子稿件面目全非，失去归档保存的意义。
2.2归档程序不明确，存储载体不安全。在档案管理中，办公自动化系统在设计时没有考虑到档案工作的特殊性和技术性，把应归档文件只是简单地保存在计算机硬盘存储器上，这样，作为电子文件存储的介质，由于软磁盘极易遭到损坏，其保存的期限及可靠程度也存在较大的问题，因此极不安全。
2.3专业人才缺，电子文件的归档工作不但要求工作人员必须具备档案的专业知识，而且要有较好的计算机操作技能。目前来看具备档案管理和计算机信息处理的复合型人才比较缺乏，有些单位档案部门虽然引进了现代先进的计算机设备，但因专业人才缺乏而未能让其发挥作用。
3 提高单位电子文件档案管理水平的对策
把电子文件及其归档后形成的电子档案管理好，并得到长期保存，是所有档案工作者应尽的职责。如何提高单位电子档案管理水平，应该从以下几个方面入手：
3.1从电子文件的收集、积累基础工作入手
对电子档案来说，电子文件的观念第一环节，是做好电子档案管理工作的基础。电子文件的特殊性决定了电子文件的收集不同于纸质档案，其收集，积累的范围，方法和要求也不同于纸质档案。如对草稿文件，由于不具备正式文件的功能，所以一般情况下不可保留。但是，如果对正式的纸质文件或者从保留文件重要修改过程的信息考虑，则应对其进行收集和积累，尤其是对无纸化系统生成的电子文件，应当有更严格的措施。必要时，应在收集积累过程中制作成纸质拷贝或者制成微缩品，以免系统发生意外情况时电子文件信息丢失。
3.2加强电子文件软、硬件设施管理
要积极开辟电子档案存储的新途径，为档案管理部门配备必要的计算机刻录设备，对应归档的电子文件、数据资料采用通用格式的光盘存储。在硬件管理上，要进一步完善电子文件和计算机设备的保管设施和环境，温度保持在17-20oC之间，相对湿度保持在35-40%之间，确保档案电子信息数据保存过程中安全，稳定。
3.3重视和加快电子文件档案管理人员的培养
水利电子档案管理是一个新生事物，从事电子文件管理的人员必须具备档案管理方面的基础知识、计算机信息技术及水利工程专业知识等多方面的技术技能。因此，培养和造就一批水利电子文件、电子档案管理人员是当务之急。就目前来说，一是要重视吸纳专业型的人才充实到队伍中来，如电子计算机软硬件技术或数字通信技术，接受过大学教育的档案管理专业人才，对此人才可以经过短期专业培训就基本能够达到电子档案管理工作的需要。二是要加大投入，招收学历达到一定水平且热爱档案管理工作的人员，对他们系统的进行档案管理基础知识、电子计算机知识、数字通信技术进行强化培训，使他们迅速掌握电子档案的基本知识技能，解决电子档案管理人才缺乏的现状。
随着我处南水北调改造工作的发展，在这过程中产生大量的水利、水工、水文资料，这些资料关系重大，数量烦多，必需很好的规划好，制定好这些电子信息，以使其能随时调阅和永久保存。
作为一名基层水利档案管理者，倍感责任重大，任务艰巨，时间紧迫，我们的职责就是要维护档案的完整与安全，既是档案保管工作的基本任务，也是电子档案保管工作的任务，因此要将水利电子档案保管好，维护好。
参考文献
[1]吴宝康《档案学概论》，中国人民大学出版社1988年版
[2]刘建平《从信息和信息科学看档案》，《山西档案》1996年第1期
作者简介
蔡玲玲，女，1998从扬州广播电视大学专科毕业，后于2001在江苏省江都水利工程管理处万福闸管理所工作至今天，现从事工程管理方面档案工作。
来源：《中国水利水电市场》2009年10期

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