采购流程详细说明
目 录
1. 第一步：确定购货订单说明书... 1
2. 购买流程的第二步：选择供应商... 2
3. 购买流程的第三步：购货合同... 4
4. 购买流程的第四步和第五步：订购和发出订单... 8
1. 第一步：确定购货订单说明书
在采购流程的初始阶段，需要确定采购需求，公司也面临着“制造或者购买”的选择问题。必须决定哪些产品或活动将由公司自己制造或者执行，哪些产品或活动将被对外转包。随后要讨论的就只是外包的问题。这个过程从草拟所要购买的项目的说明书开始，而这些说明书可能在细节上有所不同。
使用功能规格说明的优点很明显：
．潜在的供应商被给予了提供其专长的最佳机会；
．新技术及购买者所不熟悉的技术会被使用；
．它创建了一个标准，所有的概念都将以它为对照进行评价；
．详尽的技术规范—这指的是产品的技术性能和特征，也包括由供应商完成的活动。通常这些技术规范被详细地绘制在技术图纸上和用来监控供应商的活动的行动计划中。立约人以这种方式工作很容易导致规范说明过多，用户对产品和供应商两方面都加以要求则容易导致成本居高不下而功效不佳。功能规格说明和技术规范都是一个更加广泛的概念—购货订单说明书的一部分。
这份文件（通常是一系列文件）包括下列内容：
．质且标准，描述产品如何交付（是否有质量证书）和产品要满足什么技术规范和标准；
．物流标准，说明所需要的数量和要求的交货时间；
．维修要求，描述产品如何由供应商进行维修和服务（和将来是否需要供应备件）；
．法律和环境要求，决定了产品和生产流程两方面都必须服从健康、安全和环境法规；
．目标预算，说明了在何等的财务限制内，可能发现的由未来的供应商提出的解决方案。
在建筑工程和民用项目的采购中，购货订单说明书通常以工作范围的形式记录下来。用户或预算持有人对指定购货订单需求负责，而购买者的任务则是确保说明书能够制定客观、不偏向任何供应商的条款。一些制造业公司（包括施乐）规定了这种被称为结束程序的责任。在说明书发给供应商之前，它必须得到关于购买产品和（或）向（潜在的）供应商购买的正式许可。这一程序的目的在于防止在采购流程的执行阶段中产生误解。通过这种方法，被称为解决问题变更的开支就被削减了。经验表明这种准备会使得项目的总工期大大缩短。
项目进行过程中发生的技术改变的处理必须与改变订单程序一致。购买者的工作在于确保供应商的工作是按照发给他的最新规范进行的。最理想的是供应商确定每一个经核准的改变，最好是以书面形式—充分的结构管理可以防止许多间题！总的来说，在编制说明书阶段，购买者实现的增值在于：
．确定明确的功能、技术、物流和维修说明书；
．防止使用供应商或某一品牌产品的规格说明—保持在供应商选择的可能性上的开放性；
．将被核准的规格的改变用明确的程序记录在案；
．确保一个明确的样品检查程序；
．确定一个明确的方法使得买卖双方能够检测产品质量；
．（如果可能）确定一个总成本分析和（或）计算方法，用以在稍后阶段评估报价单。
Memo 3．1通过陈述一家大型汽车制造厂的车体运输装置的采购，说明了采购流程的第一阶段
。
组装厂的技术主管要求“高级设计”部门对在厂里更加有效地运输车体的方式进行调查。为此项目成立了高级设计小组，由来自设计和组装部门的专家组成。经过初步调查得出的结论是，运输基本上是以三种不同的形式进行：输送车、传送器和链条。输送车的形式由于灵活性的原因而被选中。然后任务被传递给技术运作部门。由一个项目工程师牵头成立了项目小组，由来自不同技术专业（制造工程，流程控制，自动化和人体工程）和采购部门的代表组成。方法如成本设计、财务控制都建立在专门的墓础上。项目小组首先将精力放在定义项目的范围上—我们希望它是什么样？这些讨论最终形成了一份对任何特定的供应商都未表示出偏好的技术规范。主要的指导原则是该项目应该尽可能地使用可靠的技术和可靠能力的供应商，因为汽车制造商不想在这种项目中成为供应商的小白鼠（试验品）。项目小组决定选择用在下一个步骤中进行联系的潜在的供应商。
2. 购买流程的第二步：选择供应商
在说明书中定义和说明采购需求之后，购买者就可以开始他的市场考察了。实际上这些步骤相互交织。在制定出技术规范后，会进行实际可行性和成本评估。基本技术的选择—通过它才能实现产品设计—经常是通过头脑中的一些供应商的名字做出的。实践中，选择这个步骤包含了几个独立的步骤：
．决定对外转包的方法；
．供应商资格的初步认定和确定投标人名单；
．为报价申请和收到的标书的分析做准备；
．选择供应商。
选择供应商首先要解决的问题就是在总包和分包之间做出选择。在总包的情况下，完成整个任务（经常包括设计工作）的责任被交给了供应商。在分包中，任务被分成了几个部分，分别包给不同的供应商。协调由委托人负责。分包通常能够节约开支，但是很明显它有很多重要的缺点。表3-1列出了两种转包类型的优点和缺点。
分包的主要问题在于委托人必须对于独立的合同之间的相互协调有相当的把握。在’此，整个项目活动中的连续性的全部责任在于委托人。如果他失误了，很明显，期望中的成本优势将不会实现，并会导致可观的额外支出。
在这个阶段所要做的第二个决定就是在固定价格、一次付款或者补偿成本之间做出选择。在按照以固定价格为基础的合同执行工作时，委托人要求供应商以固定的价格执行所要求的活动，要求工作必须在预定时间内完成。这个方法的优点在于：
．委托人确切地知道其财务状况；
．工作完成之后没有结算的需要，因为供应商承担了所有的风险；
．严格的完工日期。
由于价格是固定的，尽可能高效地完成工作就成了供应商所关心的问题。固定的价格成了在协定条款内尽快完成工作或交付货物的诱因。这种方法的缺点在于：
．如果委托人缺乏专业背景就难以洞悉供应商的成本分析；这个问题可以通过向更
多的供应商发出询价加以避免；
．准备是需要时间的：问题在于是否有足够的时间去准备详尽的说明书和进行正式的竞标程序；
．没人能够确切知道哪一个供应商是最佳的选择。
在成本补偿合同的情况下，将要完成的活动的特性和范围不是事先确定的。委托人要求供应商以事先确定的小时费率完成要求的活动，有时会与预先安排的百分比结合以冲销管理费。任务完成后的结算以供应商的每日报告（说明每天完成的工时）和（如果有关）所消耗的材料为基础。这种方法的优点在于：
．委托人得到了工作的成本结构的确切情况；
．委托人在选择供应商的时候是自由的，他事先就知道了将与怎样的供应商打交道。当然，这种方法也有一些缺点：
．没有事先决定的固定价格，所以购买者对财务后果不是特别肯定；
．由于供应商所付出的每一个工时都会得到偿付，他就没有加紧工作的动机；每一次延误都会向委托人收取费用；
．完成日期无法确定。
这种方法的另外一个缺点在于委托人不会明确指出什么是他想要的。为了方便的缘故，说明书通常会留给供应商。由于最终成本的不确定性，很多购买者都会避免采用成本补偿合同。有些则只将其用于特定的、次要的保养／维修活动，因为此时的财务风险相对较为清楚。成本补偿合同并非是没有问题的，一些阿题必须与供应商事先讨论（见图3}1) o赞同固定价格或成本补偿合同的决策是由如下几个因素决定的：
．说明书的全面性。说明书的实用性是总价合同的至关紧要的先决条件。缺乏说明书会使得不同报价单之间的公平比较变得不可能。
．可用时间。委托人是否有足够的时间进行投标程序和价格谈判或工作是否应该马上开始？
．技术专长。如果工作需要专业知识和技能，通常宁愿选择成本补偿合同。
．产业知识。指的是委托人对于所从事的特定产业的运作方法和价格协议的了解程度。
总而言之，在选择供应商这个阶段，第一步包括在总包和分包之间做出选择。第二步，需要在固定价格合同和成本补偿合同之间做出选择。在外包中经常用到并且应该在此提及的第三种合同类型是单位价格合同。这些合同规定了标准化工作和常规工作的单位活动的价格。例如，在石油公司中，会对外包给供应商的简单的安装和维护工作的单位价格进行一年一度的谈判（例如所安装的管道系统每米的单位价格，或者所清洗的每平方米地板的单位价格）。单位价格合同用于标准化的但是难以用数量和时间来衡量的工作。
所选择的合同方法在很大程度上决定了购买过程的其余步骤将如何演化。因此这些决策必须由使用者和预算持有者共同制定。然而，购买者提出的其认为可行并且概括了考虑事项的各种合同方法也可能影响决策。
选择一个供应商是采购流程和其前期活动中最重要的步骤之一。
以购货订单说明书为基础，总结要提出报价单的供应商所要满足的资格预审要求。将那些显示可能会从事这项工作的供应商列人初始竞标者名单（竞标者大名单）。接下来，通知这些供应商提供有关其资格的证明和信息。在这个阶段，对供应商进行调查或审核以得到关于其能力的准确了解是必要的。大公司通常使用“被认可的卖主名单”来为竞标者大名单选择供应商。
有时会出现没有足够可用的被认可的供应商的情况。那么就需要寻找新的供应商。对于重要的任务，在征求任何出价之前必须首先对新的供应商进行仔细检查和筛选。通常的做法是确认三到五个预期的供应商，并向其询价。这些供应商构成了最后的竟标者候选名单。如果由于环境变化需要对投标单进行修正，则所有参与竞争的供应商都应该得到机会对这一修正做出反应。
收到报价单后，采购部门会进行初步的技术和商业评估，在此期间所有的相关方面都会被注意到。技术、物流、质量、财务和法律等各方面都会被加以衡量。评级方案会被按照不同的复杂程度使用以促进供应商投标的评价过程。这些方案会在有关的使用者和购买者之间共同使用。通常，这个步骤会以一份供应商选择建议书为结果，它包括：（1)选择某一供应商的决定；(2)优先的评级方案；(3)优先被考虑的报价单。下一个步骤就是对决定的供应商和购件进行风险分析。在这个步骤，将对与选择特定供应商有关的潜在风险进行研究。Memo 3．2给出了这样一个例子。
如果供应商没有能够在复杂而广泛的项目的实现中履行他的义务，对一个军事组织而言就会导致相当大的伤害或损失。为了尽可能地限制问题的风险，一些欧洲国家的国防部有时会就战略项目对与供应商做生意进行风险分析。通常，风险被分为三类：
1.技术风险，它指的是管理的适用性／专业化，生产手段，被讨论的公司的工具和测试设备，因为所要求的货物和服务的生产必须满足协商的要求并且必须按照协商的条款交付。
2.质，风险，它指的是公司大体上的质量管理，特别是被讨论的项目的质量控制系统。
3.财务风险，它指的是在此项目期间公司被认为能够完善并有效地运作的程度。其中较为重要的是：财务状况、投资弹性和在不久将来的固定财务状况。在大型和技术复杂的项目中风险是如此之大以至需要额外的措施和安排。这些措施至少应该包括由军方进行的针对评定技术能力和质量控制的定期防范核查（所谓的预知调查）和由会计部门进行的被讨论公司的财务状态核查。后者涉及公司活动的实际和期望的结果（例如营业额和公司成果）和一些财物参数的比率分析（例如流动性和偿付能力）。
最后会选择一个供应商并与他就产品（或服务）的交付进行谈判（然而，有时任务可能会给予两个或更多的供应商（当外购战略中选择向双方或三方购买时））。没有被选中的供应商会被通知并说明他们的标书被拒绝的原因。总结这一部分，购买者的作用在选择阶段的价值增值在于：
．确定（或使别人确定）最适当的外包方法（总包或是分包，确定是使用固定成本合同、成本补偿合同还是单位价格合同）。
．通过资格预审的适当程序确认可靠的供应商—合作伙伴；通过招标和评级程序对最合适的供应商进行初步选择。
．制定报价单的要求，通过这种方法使得报价单—将会在后面的阶段收到—的比较成为可能。
．以相同的态度处理来自供应商的对信息的需求；为项目小组和供应商之间的信息沟通开辟渠道。
．和使用者紧密合作对报价书作不偏不倚的分析，清楚地区分技术评价和商业评价。Memo 3. 3表明了例子中这一阶段的过程。
以技术规范说明为基础，汽车制造厂的项目小组向采购部的投资购买部门递交了一份“报价书内部请求”。请求包括供应商的预先选择，期望的交货时间和对要求的预算的估计。在此信息的帮助下，采购部设计了附有购买条件的询价。随后，询价被发给六个供应商，在与供应商进行了几个回合的磋商后，项目小组最终收到三份报价单。项目小组对这些报价单进行了详尽的、逐页的分析和评估。三家供应商将它们的标书提交给董事会，随后最终选择了一家供应商。
3. 购买流程的第三步：购货合同
选定供应商之后就要制定一份合同。对于不同的产业，合同可能涉及特定的附加条款和条件。购货协议的技术内容自然取决于所要购买的产品或项目。特定的商业和法律条款和条件依据每份合同的变化而不同，而差异是由采购政策、公司文化、市场情况、产品特征等引起的。这限制了标准购货合同的使用。接下来讨论购货协议的几个重要方面。交货价格和条件通常购买者会坚持固定的价格，这是通过竞标或谈判达成的，它是委托人和供应商都可以接受的。财务责任必须明确定义。理想上供应商应当愿意接受所有的风险，在这个范围内这些都不是排除在契约之外的。从成本控制或预算管理的远景来看，选择固定价格是毫无疑问的。在实践中，购货协议中会用到不同的价格协议。
．固定价格加激励报酬。这种类型的合同是用奖金激发供应商以超出协议的标准完成工作。这种激励不一定与立刻而显著的成本削减有关，而这是由供应商实现的。它们也与提前交货，更佳的交货保障和（或）超过协议规定的质量性能有关。
．成本加利润合同。这种类型的合同可以有不同的形式：成本加一定百分比的费用，成本补偿加固定费用和成本加保证的最大值。在实践中，这种类型的合同对购买者而言通常会比其他类型的合同花费更高。成本加利润合同通常被用于工作不能被充分说明或固定价格对供应商和购买者双方都构成过高风险的情况。
．成本补偿合同。这种类型的合同通常以人工或设备的固定计时工资为基础。然而，如果没有奖励或罚款条款，这些合同对工时或成本的最小化只能发挥有限的作用。因此购买方应当总是能够确定：
•供应商有着健全的成本管理制度，所以调查是可行的；
•最高价格被记录在合同中；
•只有在从购买方得到书面协议后才能超过这个金额；
•要补偿的成本以一份详细说明的发票的形式支付给供应商。
．价格调整合同（价格调整条款>o这种类型的合同主要用于长期交货合同或加工非常特殊的、市场敏感度高的材料。价格与一份以原料成本或人工成本这样的外部因素为基础的价格调整方案相联系。
这里推荐将可选价格记录下来以供将来交付备件时使用，并且，适当的时候，也可将服务率记录下来。最后，当从外国供应商那里购买产品或服务时，还需要应付通货膨胀风险。尽管使用汇兑条款是可接受的途径，但是还是建议将这种条款列在购买合同之外，因为供应商可以通过应用金融的套期保值技巧相当容易地冲销这种风险。
付款条件
购买了资本货物或设施后，通常的做法是依照条件付款，部分原因是供应商将不得不扩大投资以能够生产想要得到的产品。如果使用这种付款方式，就必须考虑付款条件对最终价格的影响。同时也要注意冲销与尚未交付的货物相关的通货风险。通常，可取的付款方法以供应商的履约情况（履约保证书）为基础。例如，当工作完成25％时付总款的20％。最后5％或10％的款项在客户完全肯定设备确实已经正常运转或购买的是服务的情况下，供应商的工作满足了用户的要求时才支付预付款最好能够以银行担保抵补，这能够让供应商允诺履行他的职责。这样的银行担保完全能够抵补预付的金额并且在银行担保相关部分的供货期限内也是有效的。如果合适，控股公司的公司担保（通常不那么昂贵）也可满足要求。
其后，还要注意制定所有权转让有关协定。
罚款条款和保证条件
依照一些大型公司的一般购买条件，供应商必须保证交付的货物：
．质量优良，完全与约定的要求、规范、条件、图纸、样品一致，并且完全适用于预期用途。
．货物必须是全新并且无缺陷的，这些货物的制造必须使用质量优良并且适当的新原料和一流的技术和专业人员。
．满足供应商所在国的法律和政府法规，并且产品或产品的使用不包含任何对人员、财产和环境的健康或安全的危险。
还应就所交付的货物的性能同供应商达成协议。在购买投资货物时，履约保证书可以使双方的意见一致，例如，通过协定一个特定生产单位每天生产一定质量的十吨最终产品。如果没有达到协议的性能，首先要讨论纠正措施。如果这些纠正措施最后也起不到适当效果，那就要由供应商补偿总的成本。这个程序在合同条款和条件中必须一致。因此，罚款条款并不能为执行或交付阶段发生的问题提供解决办法；至多他们可以限制后来的由此引起的损害。
在一些情况下，罚款条款是不可接受的。例如，如果发现设备性能比规定的标准低5％以上，或不符合关于环境的法律法规，那么客户有权利拒绝这种服务。将供应商对于规定的环境中所交付货物的可靠性和可以胜任的运行负有责任的期限在合同中标明也是十分重要的。通常在合同的条款和条件中规定了12个月的保险期。合同中还应规定保证书何时开始生效；生效日一般是货物投人使用的日期，也可以是交货日期。
投资性货物的一个特殊方面是系统责任性；在生命期内要求供应商着手维修所交付的产品是很普遍的。在整个产品生命期内必须保证维修和备件随时可用。由于这一原因，卡车制造商被要求能够保养他们的产品，有时期限会超过20年。
其他协议
在许多公司中上面所提到的问题会记录在一般购货条件中。其他会在这些规定中提出的对象包括：
．保险和安全规则；
．权利和义务的转移；
．向第三方转包；
．交货条件。
通常，购买者会力求能够规定公司的购货条件。然而在实践中，供应商经常只会按自己的销售条件接受订单。如果供应商在订单确认书中没有明确拒绝购货条件，购货条件就依然是有效的（从法律的观点看）。然而，如果他确实拒绝了购货条件，那么基本上就无法达成一致意见，因此也就不会达成购买合同。在这种情况下就需要附加的谈判。这种关于购货和销售条件的激烈竞争有时被称为“条件形式斗争”。
当然，将国际贸易中大量使用的贸易条件标准化的尝试已经做出。国际贸易条件(Incoterms）就是这样一个例子。Memo 3.4种讨论了主要的标准条款和条件，
Memo 3. 5WII描徐了抽行If }w 4-114 lvjil`"0付程。
"Incoterms"是国际贸易术语(international commerce terms)的缩写（见Weele和Gelderman,1998）。这些术语涉及与货物的交货，运输及附加的风险有关的一些重要标准条件。“Incoterms"被仔细地定义：它确定了如何