(内蒙古中蒙医院 工会，内蒙古 呼和浩特 010020)
摘 要：文章阐述了电子档案管理的现状，分析了在管理 中存在的问题，针对如何推进电子档案的管理问题提出了相应的对策。
关键词：医院；电子档案；管理
中图分类号：G271∶R 文献标识码：A 文章编号：1007—6921(2009)03—0410—02
在信息化时代的今天，人们的生产、生活方式都发生着巨大的变化。与此同时，档案 事业的发展也进入了一个崭新的时代。面对信息社会的发展，档案工作也面临着信息化的任 务， 这就要求档案工作人员在新形势下转变思想意识，业务内容、操作手段等诸多方面来 适应未来的变化。
1 档案管理工作的发展趋势
1.1 电子档案的重要性
实践证明，没有哪一个部分、哪一项工作可以与档案相脱离的，特别是经济全球化、一体化 的今天，各类信息和历史依据已经成为许多人的迫切要求。过去档案只是为政治服务，档案 部门普遍只重视文书档案，而忽视了其他门类的档案，随着我国经济增长的步伐加快，科学 技术的蓬勃发展，就要求档案人员从以前的单项门类向现在的多元化门类发展。系统地将档 案收集、整理，保管等以适应各类部门的要求，要完成这些复杂，繁琐的工作，没有档案电 子信息化建设是不可想象的。
1.2 改变观念，适应发展需求
长期以来，我们的档案工作都存在“自我封闭”“坐等上门”的被动应付局面。在市场经济 体制的要求下乡档案工作人员必须在思想上转变传统的“坐等”观念，通过对档案信息资源 的推荐，提示引导人们对档案的利用，这也是档案事业发展变化与市场经济体制完善的必然 结果。时代的发展，要求档案工作人员转变观念，创新工作内容，主动出击，实现对档案的 利用职能。
2 电子信息时代要求全面的档案工作人员
2.1 充分认识时代变化
面对新的形式，认识潮流，顺应潮流是21世纪档案工作者应当具备的素质。要想顺应潮流， 学习和实践是必不可少的。进入21世纪信息技术迅猛发展，并且被广泛应用档案信息化建设 是档案事业适应时代发展的必然选择。当今社会是信息化的社会，信息量大且种类繁多，这 就需要充分提高其效率。档案工作与信息化结合，必然涉及到计算机技术，系统科学等，具 体来讲就是将不同领域，不同时间的各类信息，技术等信息资料收息，整理、鉴定、编目、 编研等，再将这些存贮的信息通过网络来联网，沟通。通过畅通的信息交通，提高档案工作 的效率，从而实现其价值的最大化。
2.2 档案管理的新要求
随着信息化程度的不断提高，网络的普及人们开展各项工作将不再受时间、地点的变化。这 些也必然会给档案工作人员带来新的要求。如文件的起草、签发、归档等过程都会在计算机 中进行，档案也会以电子文件的形式而被普运用。这同以往的纸质档案有着明显的不同。再 有，以前的档案工作比较封闭，馆际之间，档案专业与其他专业之间的联系还很不够，随着 社会主义经济建设的发展，技术革命的蓬勃发展，新学科的层出不穷，档案的门类也不断扩 大。己知的知识加速老化，未知的东西接踵而来。
2.3 努力学习新知识
在新业务比重不断增加的情况下，就要求档案工作冲破以往的封闭状态，加强馆际之间和其 他专业之间的联系。很多信息都来自各自不同的系统档案中，因此要把这些档案信息综合地 提供出来，给广大的信息利用者，这又不可必免地要通过网络化来实现。这些具体要求最终 都必须落实到作用于信息化系统中的人。这就要求我们的档案工作人员积极迎接挑战，努力 学习和运用科学知识和科技手段，加快档案工作融入信息社会的步伐，推动档案信息化建设 ，以实现跨越式发展。
2.4 注重日常档案积累
档案的重要性在于它所提供的信息资源。信息材料收集工作的好坏，直接影响到档案立卷工 作的质量。信息材料的收集工作，不能靠年底或阶段性地突击收集，要抓平时。这就要求我 们档案工作人员在日常工作中重视信息材料的动态。有些材料若当时不收集完整，事后是很 难补救的。只有收集齐全、收集及时，档案信息才能被有效地开发利用。
3 电子档案的重要性
3.1 加工电子档案
档案部门保存了大量的档案资料，其中蕴藏了丰富的知识和经验，这些都是国家和社会的财 富，要想档案信息资源不被浪费，就必须根据现实的需要，系统有序及时地开发出来，使档 案资料为社会的发展服务。在对利用者提供档案之前，对档案进行纵向和横向的深加工，形 成高品质的不同层次的档案信息产品。使档案从零散状态变为系统、有序，使其中的信息能 够被揭示出来，使需求者不仅对档案信息有一个总体的系统的概念，而且还能在需要时了解 档案所包含的详细内容。
3.2 要建立数据库
建立各种形式的数据库，以适应档案信息资源的开发和利用。还应该建立档案信息资源网络 ，逐渐疏通档案信息的传播渠道，最大限度满足社会的信息需求。要建立数据库资源网络等 这些现代化的管理，应用手段就对我们的档案工作人员提出了更高的要求。主要表现在: 硬 件、软件、存贮、检索、网络等多方面的要求。计算机及其相应应用软件的使用是最基本的 要求。
3.3 实现网络化管理
现在国内有一定规模的档案馆都已基本实现了网络化，用户可以通过互联网查询和利用档案 信息。这些新的服务项目看似简单，实际上需要我们广大的档案工作人员在幕后进行诸多的 准备工作。这需要将计算机技术、通信技术、传播技术集于一体，通过强大的功能，灵活的 输入输出方式表现出档案的内容，比从前的档案利用更具有直接详尽、方便灵活、适用广泛 、处理能力强、分类清晰等特点。总之，在档案管理信息化的过程中，档案工作人员应该本 着让人们利用好档案资源，让社会产生经济效益的原则，顺应时代的要求。
4 发挥电子档案的作用
4.1 主动为社会服务
在市场经济的条件下，档案工作人员不应只是被动提供服务，完全可以将一部分注意力放到 开发档案信息资源土来，也就是在借阅过程中引导档案利用者，可以通过在有限范围内的推 荐、提示、有组织、有目的地引导利用者进行档案的检索与利用。这是社会主义市场经济体 制建立和发展的必然结果，这就对档案工作人员转变观念和工作内容提出了新的要求。在思 想上转变原来的顺应意识，要形成信息时代具有的超前意识，及时学习和分析新的信息资料 ，形成新的超前预测，主动提供信息资源。
4.2 改变服务方式
在服务方式上，改变被动适应，需要什么、我找什么，要主动出击，形成引导式，你要我给 找到的最佳服务状态。现代化建设的高速发展，要求我们能调动社会的一切积极因素为现代 化服务。档案信息资源也不能被浪费，必须根据现实的需要，系统有序及时地开发出来。因 此在信息资料的编研过程中，①要寻找与市场经济接轨最密切的点，体现实用性、综合性、 灵活性的特点，充分考虑到信息利用者的需要。②建立自己的信息产业中心，实现资源的开 放性。变被动为主动进入市场的大趋势，要求我们档案工作人员起点高、思维新、资质好。 既要有广博的学识和敏锐的洞察力，又要有归纳、分析、综合能力，善于总结出规律性、本 质性的东西。将档案信息开发与市场经济需要有机结合起来。及时掌握利用者心理，实现档 案利用最大值。
4.3 要遵循电子档案管理的国际惯例
随着经济全球化的加入，以电子、信息技术为龙头的高新技术迅猛发展，世贸组织的加入， 发展的步伐将越来越快，我们与国际的同行业务往来也是日趋密切。俗话说:“没有规矩、 不成方圆”。按照标准规范的法规办事，也就成为实现档案工作人员推行档案信息化建设的 可靠保证。今后，我们将逐渐按照国际档案工作的惯例和通行规则处理业务。没有这些规范 就不可能有档案信息化建设的统一管理形式、操作规程等，不能规范各自为阵的状态，档案 工作是做不好的。因此，作为档案工作人员，只有认真地执行这些规章才能保证档案信息化 建设工作顺利进行。档案工作人员应该努力做到既符合档案工作的惯例做法，又满足信息化 过程的特殊要求；既能通国际用，又具有自己的特色；既适应实际发展的需要，又具有广阔 的拓展空间。
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