每到年末，总是物业公司最忙的时候，一是忙于收费，二是忙于起诉。起诉意味物业管理公司，已经依据物业服务合同付出了劳动，却不能依据合同得到劳动酬金，采用诉讼的方法请求法院支持自己的合法要求。起诉前首先应看欠费是否为依据合同物业公司有义务解决的问题，物业公司应将自己应尽的义务工作作好，如果认定服务中确有瑕疵，物业管理员也有时间弥补和纠正；其次主动与业主取得联系，积极沟通协调，同时做好相关记录。
一起诉的针对性
由于种种原因，近年来业主恶意欠费现象时有发生，例如有业主利用贷款多处购房后全部出租，然后故意躲避物业管理人员，有意拖欠管理费的现象；有房屋产权变更时，原所有权人故意隐瞒拖欠管理费的事实，致使新的房屋所有权人无辜承担连带责任的现象；有业主要求物业管理公司必须履行物业服务合同之外义务，对物业管理公司职责的错误定位的现象。有业主以生病、生活拮据等无支付能力为理由据缴物业费。凡诸如此类业主逾期不履行交费义务的，物业管理公司均应在诉讼时效内，通过法律程序维护企业的合法权益，坚决制止恶意欠费现象蔓延。
二诉讼细节
1、物业企业为保护自身利益，今后将发催缴函作为一项日常工作进行，凡遇有业主拖欠物业费超过1年半的，无论任何原因均建议全部发函。
2、发函均以挂号信方式邮寄，邮寄前留存“催缴函”复印件，寄出后及时向邮局查询回执并与函件一并长期按户妥善保存。
3、长期无人居住的业主也要发函，并可根据登记工作单位等其他线索同时发多份函件，无论任何原因被退回的函件，均不拆封，并与退信件一并长期保存。
4、发函后建议房管员及时跟踪情况，争取解决部分拖欠业主，仍不能解决的，继续拖欠又超过一年半的，需要重新发函，每次发函间隔至多不超过2年。
5、经发函（无论几次）或虽未经发函，但认为确有必要立即进入诉讼或仲裁程序的，在正式提起仲裁或诉讼前由律师发出律师函，给予最后提示，发律师函后小区主任再次当面催缴无效的，立即申请诉讼或仲裁。
6、注意诉讼过程中与业主的联系。物业服务属于连续服务，案件终结之后，相关方还要彼此接触。所以，物业管理公司需要建立制度，使诉讼代理人与物业管理员之间保持持续有效的沟通。在诉讼过程中，物业管理公司不能与业主中断联系，尤其是起诉业主欠费的案件要特别注意。例如：诉前物业管理公司应有明确催缴的提示，有物业管理公司征求意见的表示，有律师催告信函，使业主接到开庭通知时不感到惊奇或意外；同时诉前还要核准业主的相关信息资料，防止和杜绝出现差错。案件诉讼一般需要一个过程，物业管理公司的诉讼代理人有条件将在审理过程中遇到的问题通报物业管理员，以便核实情况，掌握证据。如果认定服务中确有瑕疵，物业管理员也有时间弥补和纠正。这样既可以完善和改进服务，也有利于诉讼案件的尽早终结。法院判决后，物业管理公司无论胜诉或败诉，均应认真分析参考法院的裁决意见，查找管理和服务中存在的不足，采取有效措施防止类似案件重复发生
7、另外，对于房屋长期无人居住、业主无处寻找的情况，物业管理公司可以采用先起诉后撤诉的方法，延续物业管理公司对相关业主追缴欠费的主张权力时效。
8、 降低追缴欠费的诉讼成本。其中包括减少诉讼和方便诉讼两方面内容。减少诉讼，就是在绝对保护业主隐私的前提下，扩大对有效判例的宣传，对欠费业主进行耐心解释，举案说法，举一反三，以期达到不经过诉讼即可要回欠费的目的。方便诉讼，就是物业管理公司建立诉讼案件档案管理制度，注意收集保存相关记录和证明，充分发挥证据证明在类似案件审理中的作用。同时，定向培养物业管理公司的诉讼代理人，努力减少对追缴欠费诉讼的重复投入。
三、物业服务属于连续服务，案件终结之后，相关方还要彼此接触。所以，物业管理公司需要建立制度，使诉讼代理人与物业管理员之间保持持续有效的沟通。在诉讼过程中，物业管理公司不能与业主中断联系，尤其是起诉业主欠费的案件要特别注意。案件诉讼一般需要一个过程，物业管理公司的诉讼代理人有条件将在审理过程中遇到的问题通报物业管理员，以便核实情况，掌握证据。这样既可以完善和改进服务，也有利于诉讼案件的尽早终结。法院判决后，物业管理公司无论胜诉或败诉，均应认真分析参考法院的裁决意见，查找管理和服务中存在的不足，采取有效措施防止类似案件重复发生。同时加强对物业管理工作人员的培训，大力提高其依法管理、依法维权、依法办事的能力，最大限度地减少不必要的诉讼。
四、物业公司管理制度的健全与完善，弥补和减少管理漏洞
1. 签订前期物业管理合同时，注意要对物业管理费开始收取时间作明确约定。
《物业管理条例》颁布实施后，为了规范物业管理行业，国家建设部发布了前期物业管理合同和物业管理合同的格式范本，有不少物业公司签订合同时直接选用了格式合同，各企业的具体情况并不相同，合同还是应该根据实际情况对范本的部分条款进行补充完善。
2. 前期物业管理结束，业主委员会选聘了新的物业管理公司的，注意交接工作中法律手续的连续性和完整性
在实际中，不少物业公司撤出小区的物业管理时，都有一个时间过程，短则一两个月，长则半年不等，在这期间，物业公司实际上仍在履行服务合同，但是往往与开发商，特别是业主委员会之间，只有一个口头协议，或者虽然有一个书面协议，但是在超过了协议的约定时间后就不再根据实际情况进行补充。笔者认为，在完成前期物业管理后，最终撤出管理的小区时，物业公司一定要和业主委员会对此时间有一个明确的书面约定。
3、物业企业应加大对员工的风险意识的培训，提高自身素质和服务水平。政府主管部门要运用岗位执业进修、业务培训会、学习交流会等多种形式，对物业管理从业人员，以及政府部门的工作人员进行专业培训。同时，还应对业主委员会主任及成员进行以“业主大会业主委员会的规范运作”为主题的专业培训，着力提高其业务素质与管理能力。
五、建议成立物业管理庭外调解工作机构，强化工作手段，提高庭外调解的成功率。从对我公司近几年发生的物业管理纠纷及处理结果的分析，相当部分纠纷都是通过庭外调解处理的。也有些纠纷因调解不成而诉诸法庭。从减少程序、提高工作效率的角度，更重要的从维护社会稳定，建立文明和谐社会的高度来看，进一步加强物业管理庭外调解工作非常重要。做好这一点，需要政府主管部门、街道办事处、社区居民委员会、物业管理公司、业主委员会等多方面的共同配合，加强日常工作，及时调解、处理因多种原因发生的物业管理纠纷。对调解不成的，按照法律程序，积极协调各方通过司法诉讼解决，在确保小区正常的生活秩序、社会稳定的前提下，以促进问题的合法解决。