实现纸质文件和电子文件管理的共存互动

时间：2022-02-15 15:17:14 浏览量：次

    纸质文件和电子文件管理是当今文件管理的两种类型，其管理是在共存状态下互相依存、互相影响的。随着烟草行业信息化建设的不断加快，办公自动化已成为推动行业发展、转变工作方式和管理方式，提高办公效率的一个重要手段，由此产生的纸质文件管理和电子文件管理也就成为文件管理部门所面临的主要任务。
    一、纸质文件与电子文件的共存状态
    所谓“电子文件”，是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。从电子文件诞生开始，它将在相当长的时间里与纸质文件共存，并以双套制和双轨制两种类型显现共存状态。第一类是先有纸质文件，然后根据存储、利用等方面的需要形成相应的电子版本。纸质文件的数字化通常有两个时间点：一是收到外来文件后立即实施数字化，二是对已经归档的纸质档案实施数字化。第二类是在公务活动中用计算机直接生成电子文件，但出于对文件证据要求或永久可读的需要，又将电子文件转换成纸质文件。这种转换一般也有两个时间点：一是在计算机系统中完成文件制作，或经由网络（电子邮件系统、电子公文传输系统等）传输的电子文件接收后，以纸质文件形式输出生效；二是在归档时或归档后为电子文件制作硬拷贝（纸质文件或其缩微文件）。
    按道理，同一份文件的电子版本和纸质版本应该具有相同的保管工作期限，对共同需要的著录项也应该形成相同的著录内容。因此，需要探索两套文件鉴定和著录等工作的并轨，并必然选择向电子文件靠拢。这就导致了鉴定和著录等工作的提前以及自动化程度的提高。在文件生成时进行的鉴定和著录会有不确定、不完整的问题，需要随着文件的流转而补充和确认，从而使这些工作从一次完成变成分段完成。
    二、电子文件与纸质文件管理的互动
    在电子文件与纸质文件的共存状态下，必然要对这两种文件分别加以管理，这就形成了两种管理系统的共存。
    自从在文件和领域实行计算机辅助管理以来，纸质文件管理的方法就开始发生变化，电子文件的管理对纸质文件管理的影响更大、更深，从而引发的变化也更多、更明显。其中，实行双轨制比起实行双套制变化的程度更大。这种变化主要反映在以下两个方面：
    一是推动了文档一体化的实质性进程。档案管理提前介入文件运动的思想早已有之，但由于体制、制度等方面的原因，文档一体化的程度一直不高。电子文件管理对前端控制的要求是实质性、甚至是强制性的，理想的解决方案是由一个系统统管全程。即使尚未建立统一的电子文件管理系统的机构也在现有系统中强化了前端控制，将文件阶段、档案阶段的管理任务统筹安排，将可能在文件生成初期完成的工作尽量提前。由电子文件推动的这种一体化很快带动了纸质文件在文件——档案全程范围内进行的流程变革，使文档一体化进入了新阶段。
    二是档案实体管理的简化，尤其是表现在整理方面。电子文件管理之所以导致纸质档案实体整理的简化，一方面是因为快速度、多途径的全文检索功能，以及随时随处的网上利用，多用户同时利用的便利让用户更加乐于利用电子文件；另一方面，电子文件管理可以根据需要建立文件之间的多维联系，只要在检索软件中标明纸质文件（档案）的存放位置，便可以非常方便地查找到对应的纸质文件。
    来源原则是电子文件管理从纸质档案管理中获取的最有价值的生命之核。对于电子文件来说，来源原则仍然可以奉为圭臬，区别仅仅在于从主要指导档案实体单元的组织，转变为指导对电子文件生成背景的理解、揭示和维护，用来源的真实性证实电子文件内容的真实性。
    三、电子文件与纸质文件的关系趋向
    可以预计，电子文件与纸质文件管理共存的二元格局将会持续相当长时间，因为从总体来说，功能的完全替代很难，也并非必须，“无纸化”必然经历一个漫长的渐进过程。只要电子文件的安全性没有得到完全保证，人们就需要以纸质文件形式生效或将纸质副本作为重要的备份加以保存。只要还有人使用纸和笔，就会有以纸介质形成的社会活动记录，如特定环境（包括书写条件、阅读条件和传递条件等）下的手稿、手书记录、批语、书画作品等几乎不可能消失，这其中不仅有技术问题，还有习惯、文件等诸多因素。
    但是，共存的态势将持续地处于变化之中，主要表现在双方的数量和功能两方面。大的趋向是纸质文件与电子文件的此消彼长，从以纸质文件为主到基本对称再到以电子文件为主，将会形成方向相反的两条弧形曲线。
    受电子文件和纸质文件不均衡发展的影响，两种文件管理的互动也是不对等的。纸质文件管理在电子文件管理的影响下逐渐“瘦身”，而电子文件管理则在纸质文件管理经验和信息技术的支持下日渐丰满。对于专职文件、档案管理人员来说，全面、科学的文件管理战略比任何时候都显得重要：一方面，文件管理人员要因势利导，以积极的文件管理态度、与时俱进的文件管理精神，进军电子文件管理领域，从方法、技术层面制定完善电子文件管理规章制度；另一方面，档案工作人员要扎扎实实地坚守“社会记忆保护者”的责任，在没有充分把握保障电子文件长久真实性时，不轻言放弃纸质文件阵地。充分、有效、巧妙地利用两种文件的特点实现管理优势互补，有利于我们在文件、档案管理的重大变革时期最大限度地把握主动。

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