档案管理与企业文化建设

时间：2022-03-03 15:18:04 浏览量：次

人类的一切活动都包含着、渗透着文化行为；人类的各种群体都有着自己的组织结构，当然也包括文化结构。企业是一种经济组织，更是一种社会组织，它是商品经济发展的产物，是人们进行生产经营、流通服务的经济实体，理应拥有自己的一整套制度和文化；事实上每个企业都具有自己独特的企业文化。

　　企业档案管理作为企业信息的重要组成部分，作为一种可贵的信息资源，作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和基础性工作，作为与企业同步发展的无形资产，在企业管理、企业文化建设等各方面正发挥着重要的积极作用。

　　本文就企业档案管理与企业文化建设之间的关系，以及它们之间的内在联系和外在表象，谈一点个人浅见。

档案管理是企业文化建设的基础工作

　　众所周知，企业文化建设在很大程度上依赖于企业的基础工作，尤其需要企业统计部门、档案部门的积极配合，提供准确的数据与资料，方能有的放矢地去解决企业文化建设中亟待解决的问题，制定企业长远的文化建设与发展规划，并在此基础上提炼企业精神、制定企业纲领、归纳企业理念、孕育企业宗旨、打造企业品牌。要想做好这些基础工作，首先必须依靠规范化、科学化、精细化的档案管理，这是企业文化建设必须做好的一项基础性工作，也是公司建立现代企业制度的一项重要保障。

　　在进入知识经济和信息时代的今天，企业信息已成为比资产（本）更为重要的战略资源。为了使公司向国际化、标准化、规范化的轨道迈进，全面提升企业的核心竞争力，公司内部结构应不断地改革变迁，企业文化运作水准和管理水平也应在改革中不断完善和提高，这就给档案管理工作提出了新的更高的要求。在企业发展的同时档案工作只能加强不能削弱，必须建立一整套适应本公司业务特点，体现本公司规范化、科学化管理水平的档案体系，使得档案工作的运行不滞后于企业发展速度，全面准确地记录和反映公司建立、建设和发展的历史过程。它将为公司各项综合业务、企业文化建设的顺利开展创造必要条件，也是衡量公司经营管理水平的重要标志。

企业文化建设可为档案管理增添活力

　　目前国内企业的档案管理模式，大都是将平时与公司内外相关的文件资料分门别类、全面收集，于当年年底、次年年初再次筛选，将上一年度的文件资料分成几大类目，然后立卷装订保存；内容大多是简单地将行政、党群、人事、经营管理、综合业务管理制度多方面地集中起来，基本处在档案管理的初级实施阶段。随着公司的发展和壮大，随着公司业务量的增加和形成文件的部门不断增多，现有的文件分类、档案管理方式已明显不适应公司发展的需要。

　　如何针对公司特点构建新的档案体系，去拓展档案信息资源？笔者以为，最重要的一条就是要将“死资料”变成“活资料”，在开发利用过程中将档案资料赋予鲜活的生命，并在此过程中转化增值。而要做到这一点，必须借助于企业文化建设这个平台。

　　首先，企业文化赋予各个工作部门强大的黏合力，增添了这些工作部门的文化内涵。而这些工作部门要进行企业文化建设和总结，必然倍加珍惜本部门的档案资料：或编印成册，或整理成“纪事本末体”文集，绝不会轻易将本部门的文件资料“遗失”。其次，企业文化媒体的运作，可以激活大量的档案资料：企业发生的大小事件，公司运作的点点滴滴，无一例外都是企业媒体关注的焦点。最后，编修企业志、编写企业年鉴可以将公司的档案材料一网打尽，绝对不会出现一条“漏网之鱼”。问题是，档案管理人员要熟练掌握本公司的业务情况和专业知识，针对企业文化建设和公司管理机构以及内部组织结构的需要，重新编制和调整档案的类目。其次，要系统地整理历史档案，积极开发档案信息资源，积极为企业文化建设和现代企业制度的建立创造必要的条件。

企业文化建设与档案管理相得益彰

　　综上所述，企业文化建设与档案管理并不是一对矛盾，而是可以相互促进、相互利用的统一体。只有加强档案管理工作，才能为企业文化建设提供信息资源：只有加强企业文化建设，才能为档案管理工作增添新的活力和动力；因此两方面的工作不能割裂开来，应该是有机的结合和相互的促进：相互弥补，相得益彰。目前，很多公司的档案管理工作存在一个主要问题：各业务部门档案工作的运行并未形成制度，这一问题主要表现在以下两个方面：一是业务部门没有把档案工作纳入部门职责范围，导致部分档案信息的流失；二是在日常活动中形成的大量档案均分散保存，档案散失情况严重。公司档案信息的流失问题主要表现在：业务部门研究人员对企业的调查论证、申报立项、洽谈协议、审批登记等档案资料大多掌管在相应的当事人手中，不能及时归档；有的即便归档也不注意归档原件，而是归档复印件。随着相关人员的流动，这些问题直接导致档案信息资源的部分流失。

　　造成这些现象的原因，除个别属于事业心不强、责任意识淡漠外，一个主要的原因是：没有从企业文化的高度去启发、诱导、整合和实施，往往停留在一种程式化、被动化的应付层面上，这当然不可能收到良好的效果。要想彻底扭转这种被动局面，必须把它与企业文化建设紧密结合起来，从企业精神、企业理念和价值观的高度去提高对档案工作的认识：变“要我收集整理”为“我要收集整理”，增强企业档案管理和企业文化建设的自觉性。

　　档案信息是一种无形资产，也是企业的宝贵资源和财富。为了保证企业档案信息资源的安全，必须从企业文化建设的高度，去增强责任感和使命感。此外，要建立健全档案管理制度；有了规章制度的约束，才能保证档案管理工作健康地开展，这也是企业档案管理工作顺利实施的保证。

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