摘 要：本文通过阐述党政领导干部公务活动档案的基本概念和特点，提出党政领导干部公务活动档案的收集、整理、归档、保管、利用等具体方法。
关键词：党政领导干部 公务活动 档案
2000年，中共中央办公厅下发了《关于认真做好党政领导干部个人保存的公务文件材料收集和管理工作的通知》。近年来，各级档案部门根据《通知》精神，结合本地实际，为建立好党政领导干部公务活动档案做了大量卓有成效的工作，也引起了各级党政领导的高度重视。本文根据上级有关规定和近年来的工作实践，提出具体的收集、管理方法，旨在抛砖引玉，希望能对党政领导干部公务活动档案工作起到指导作用。
一、党政领导干部公务活动档案的基本概念及特点
（一）基本概念
党政领导干部公务活动档案是指各级党政领导干部在实施领导、履行职责等公务活动中直接形成的，对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。载体形式主要有纸质档案、录音录像档案和电子档案等。
（二）特点
1、集约性。党政领导干部是一个行政区域或一个部门一个单位政治、经济、科技、文化等活动的主要决策者、组织者、监督者，同时也是重大活动的参与者。他们在这些活动中形成的档案，是一个地区、一个部门、一个单位工作活动档案的精华和核心内容，不仅体现了其个人的领导作用，而且集中反映所辖范围的全面工作情况，包括工作活动的起因、过程和结果。是一个地区、一个单位持续发展不可缺少的历史记录，也是其他档案不可替代的。集约性特点是建立党政领导干部公务活动档案必然性、必要性的反映，也体现了档案集中统一管理的原则，有利于调整档案布局和整合档案资源。
2、广泛性。一是档案内容广泛。领导干部公务活动多，各种讲话、报告、指示、笔记、书信和开展调查研究形成的文件材料繁多；二是档案载体广泛。除了大量的纸质材料外，在不同场合抛头露面的声像材料、电子材料也相当丰富；三是档案来源广泛。领导干部公务活动档案不仅在本单位产生，而且在上下级单位、各种新闻媒体、出版部门也广泛存在。广泛性特点为丰富各级档案馆、室内容、改善馆、室藏结构创造了条件。
3、互补性。主要指机关档案全宗和领导个人公务活动档案的内容可以互补。一方面党政领导干部公务活动档案可以弥补本机关档案全宗内容的不足。如保存在领导个人、家庭或秘书手中反映领导个性的手稿、笔记、著作、论文、书信、照片、荣誉证书、奖牌、奖章等，在机关档案全宗里一般是没有的；另一方面保存在本单位或外单位档案全宗里的领导干部工作总结、工作报告、讲话稿、工作活动照片等文件材料，可以通过复制补充到领导干部公务活动档案里来。互补性特点使馆、室藏档案内容更具系统性、完整性。
4、保密性。一般来讲，公务活动本身就具有一定的保密性，而作为党政领导干部因其所处的特殊身份，保密性更为突出。一是国家安全因素，涉及国家安全机密；二是内部安定团结因素，涉及组织人事管理；三是个人风格因素，涉及领导为人处事策略。由此形成的档案在一定范围、一定时期内具有保密性是勿容置疑的。
二、党政领导干部公务活动档案的收集范围及策略
（一）收集对象
各级党委、人大、政府、政协领导班子成员和曾经担任过相当领导职务的非领导职务人员，各级各单位党政领导班子成员和曾经担任过相当领导职务的非领导职务人员均为收集建档对象。
（二）收集内容
1、领导干部个人获得的各类荣誉，职务任免文件，聘书，上级机关考核鉴定、社会评价以及各类政绩材料；
2、分管范围内的工作总结、个人总结、述职述廉报告以及与领导干部个人工作、学习有关的各类汇报材料；
3、公开出版的著作，公开发表或交流的论文、言论文章、调查报告以及其他作品；
4、公务活动中形成的工作笔记、手稿、重要批示、讲话稿，参加重要会议的出席证以及外出考察材料；
5、公务活动中形成的照片、录音录像、光盘，各类媒体的相关报道；
6、来信来访材料和不涉及个人隐私的往来书信等。
（三）收集策略
党政领导干部公务活动档案的收集不同于机关其他档案的收集。一是党政领导干部个人保存的文件材料具有工作连续性，领导担心查找不方便；二是由于这些档案具有一定的保密性，领导担心泄密；三是领导公务繁忙，没有精力进行清理移交。因此，我们在收集时应把握以下策略：
1、广泛宣传，消除领导顾虑。
一要主动向领导宣传有关档案法律法规和中共中央办公厅《关于认真做好党政领导干部个人保存的公务文件材料收集和管理工作的通知》，宣传档案馆、室的服务手段和保密措施，打消领导的思想顾虑。宣传形式可以通过新闻媒体、向领导寄送宣传资料或上门汇报宣传等；
二要及时树立示范样板，以点带面。各级档案馆、室可以从当地或本单位一把手做起，以此影响其他领导干部。如邵阳市特色档案馆近年来首先为原市委书记和市长建立好公务活动档案，当时不但得到了两位领导的充分肯定和经费上的支持，而且带动了其他40多位市级领导主动要求建档；
三要有意识地请领导到档案馆、室了解档案的保管保护情况。一方面让领导觉得将自己的档案保存到档案馆、室放心，另一方面也可以借此机会争取领导重视，改善档案馆、室保管保护条件。如市长多次到档案馆视察检查，每次去都要带一些珍贵资料交馆里的同志帮助整理归档，还为档案馆解决了专项经费，建起了党政领导干部公务活动档案专门库房；
四要向领导身边的工作人员和秘书部门进行宣传，让他们了解建立党政领导干部公务活动档案的重要意义，掌握收集归档范围，以便协助做好收集、移交工作。
2、优质服务，争取领导重视。
一要实行科学管理。党政领导干部公务活动档案现在是重要的，将来也许是珍贵的。因此，科学管理党政领导干部公务活动档案既是档案馆、室的工作要求，也是取得领导信任和重视的策略之一。要采用规范的整理方法、先进的保管保护措施、科学开发利用手段，来体现党政领导干部公务活动档案的重要性。如邵阳市特色档案馆把最好、最先进的设备用于保管保护党政领导干部公务活动档案，对于重要的图片、文字、录音资料全部进行数字化处理，并实行电脑贮存检索，市领导对此高度赞赏。原市委书记破例从书记经费中拿出5万元支持市特色档案馆。
二要热心开展查阅服务。建立党政领导干部公务活动档案的目的在于利用，并尽可能主动为领导提供利用服务，这样才有利于做好收集工作。如2004年4月，中组部来邵阳市考察领导干部，需要了解有关领导的情况，市特色档案馆接到任务后，立即从党政领导干部公务活动档案中调出该领导有关资料供考察人员参考，使他们非常满意。平时只要领导需要查找文件，无论是上班时间还是下班时间，档案馆工作人员总是热心提供利用服务。
三要为领导平时查考提供方便。要通过对党政领导干部公务活动档案的内容进行深加工，如将领导的公务活动照片制成精美相册，将重要的文件、讲话稿、文章和音像资料制成光盘，赠送领导一套。一方面是向领导提供档案反馈信息，方便领导查阅。另一方面也起到了档案宣传作用，加强了档案部门与领导之间的联系，使领导在无意识中接近档案、认识档案、重视档案，从而支持档案工作。
3、健全制度，要求领导做到。
收集管理好党政领导干部公务活动档案是档案部门的一项长期的工作任务，除了争取领导重视外，还应对领导干部有一个长效的约束机制，即建立健全好规章制度，这样才能确保档案收集齐全、管理规范。《档案法》第十条规定：“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。”《湖南省档案管理条例》第十条规定：“机关、团体、企业事业单位和其他组织及其工作人员，对在公务活动中形成的按照国家规定应当立卷归档的材料，应当及时交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理，任何人不得据为己有、丢失或者自行销毁。”《邵阳市档案管理办法》第八条第二款规定：“......领导干部离任后，应在3个月内将应当归档的公务活动档案移交到离任前所在单位档案室或同级国家综合档案馆，市级领导干部移交到市特色档案馆。任何单位和个人不得据为己有或擅自销毁”。2003年，邵阳市还出台了《邵阳市党政领导干部公务活动档案管理办法（试行）》。各级各单位可以根据有关法律法规制定切实可行的管理制度，使党政领导干部公务活动档案的收集做到制度化、规范化、经常化，争取成为领导干部的自觉行动。
三、党政领导干部公务活动档案的整理和归档
（一）整理
1、确定立档单位。每个党政领导干部的档案应自成体系单独作为一个立档单位。
2、确定归档范围。按照本文所例“收集内容”采集到的文件材料均属归档范围，与该领导无关的文件材料不得擅自归档。
3、确定保管期限。
评价类：上级组织对领导干部的表彰通报、荣誉证书、奖章、鉴定材料，领导干部的政绩材料，职务任免通知，社会各界对领导干部的评价材料等作永久保管。
总结类：领导干部自我总结，年度述职述廉报告，个人工作汇报等作永久保管；本地区（本单位）工作总结作30年保管。
成果类：领导干部公开出版的著作，发表的论文和被采用的调研报告等材料作永久保管；暂未出版、发表、采用的作30年保管。
公务类：领导干部的各种讲话稿、重要言论，被媒体报道的文字、音像资料，公务活动形成的手稿、笔记本、重要批示，参加各种有影响的重要会议出席证等材料作永久保管；参加其他政治、经济、文化活动和外出考察带回的材料作10年保管。
信访类：有重要批示的信访材料作永久保管；一般信访材料作30年保管。
书信类：重要书信作永久保管；一般书信和亲朋好友书信作30年保管。
照片类：各种公务活动中形成的照片，重要的作永久保管；一般的作30年保管。
音像电子类：公务活动中形成的录音、录像带和光盘作永久保管。
4、分类整理。
纸质档案：参照《归档文件整理规则》，按问题——年度——保管期限分类整理、排列编号。其中“问题”按评价类、总结类、成果类、公务类、信访类、书信类先后次序排列编号；“年度”按时间先后排列编号；“保管期限”按永久、长期、短期排列编号。采用新文书档案盒，在档案盒封面统一加盖“党政领导干部公务活动档案”全宗章，档案盒脊背盖上党政领导干部姓名。其他编号和填写目录等与一般文书档案相同。
特种载体档案：按载体类型——年度分类整理、排列编号。其中照片只选取具有代表性的归档，可以采用常规影集做装具，也可以选用150g白色铜版纸自己制作。方法是：将A3纸对折成A4筒子页，在贴照片四角处用刀片切4道小口，将照片嵌入，并将打印好的文字说明贴在相片下面，同时在两页之间夹上一张白色透明皮纸作为保护层，填写好目录，制作好封面，最后装订成册。
（二）归档
党政领导干部公务活动档案原则上由该领导所在单位档案室负责收集、整理、归档和保管利用。但各级党委、人大、政府、政协领导班子成员和曾经担任过相当领导职务的非领导职务人员的档案，应由同级党委、人大、政府、政协的秘书部门或档案室负责收集、整理后，移交当地综合档案馆保管，其中乡、镇（办事处）领导干部的档案由乡、镇（办事处）档案室（馆）保管。领导干部升任同级或上级党委、人大、政府、政协领导职务后，原来建立的档案应移交到新任职务的当地综合档案馆保管，以确保其档案的连续性。
四、党政领导干部公务活动档案的保管和利用
（一）保管
党政领导干部公务活动档案是国家全部档案的重要组成部分，也是领导干部“为官一任，造福一方”的重要历史记录，保管保护好党政领导干部公务活动档案是各级档案部门的重要职责。鉴于党政领导干部公务活动档案的特点和重要性，我们应采取相应的保管保护措施。
1、各级综合档案馆应设立党政领导干部公务活动档案专门库房，各级综合档案室应设立专门档案柜保管。同时应添置防磁柜用于保存电子光盘和录音、录像带。
2、由于党政领导干部公务活动档案的载体多样，特别是照片、声像、电子档案多。因此，档案库房要按照声像档案室的要求配备好空调、去湿机和温湿度自动控制仪。
3、平时要加强检查和日常维护，发现破损、褪变现象要及时修复。声像档案还应定期播放或翻录，以确保声像效果。
4、为了保护好党政领导干部公务活动档案原件，各级档案馆、室要逐步对党政领导干部公务活动档案进行数字化处理，尽量通过电脑查阅。
5、加强安全保卫工作，严防丢失、被盗和泄密。
（二）利用
保存档案的目的全在于利用。由于党政领导干部公务活动档案具有保密性特点，因此在提供利用上要注意以下几个方面：
1、查阅党政领导干部公务活动档案，除调查取证的情况外，一般应凭上一级机关或领导所在单位介绍信，凡涉及领导干部隐私的内容须经领导干部本人同意方能查阅。
2、各级档案馆、室除因编研工作的需要外，不得擅自对外公布党政领导干部公务活动档案的内容，更不得透露有关国家机密和人事任免内幕。
3、领导干部本人或所在单位查阅本人档案，档案馆、室应免费无偿提供，并热情接待。