浅谈如何做好基层秘书工作

时间：2022-02-16 15:12:46 浏览量：次

我国加入WTO以后，国内烟草行业面临着前所未有的机遇和挑战。为此，烟草行业加快了机构改革的步伐，精干高效成为办公室工作的第一要务。与此同时，由于机构调整与人员精简等客观因素，使得基层办公室出现了两种状况：一方面，基层办公室人员较少，各项工作的分配统筹相对模糊；另一方面，基层办公室除了直接服务于本单位外，还要服务于人事、监察等多个上级主管部门。秘书是基层办公室最重要的工作力量，这种状况无疑给秘书人员带来了更大的压力，提出了更高的要求。笔者以为，要想成为一名合格的基层秘书，必须做到以下几点。

一、加强思想建设，树立优良的工作作风。办公室秘书的工作具有政治性、服务性、综合性、从属性等特点，其职能带有协调方方面面、服务上上下下的性质，而思想作风是衡量秘书人员综合素质最基本的标准，因此，办公室秘书要把思想作风建设作为提高自身素质的第一要素。一是要有坚定的政治信念和敏锐的政治鉴别力，善于从讲政治、讲大局的高度来观察、分析和处理问题。要树立正确的世界观、人生观和价值观，在大是大非面前立场鲜明，经得起考验；要有大局意识，能从长计议，力求赢得工作上的主动；要摆正自己的位置，找准工作的着力点和努力的方向，为领导当好参谋、做好助手，坚决做到不利于团结的话不说，不利于全局的事不办。二是要全力提高“三个服务”意识，即为领导、为机关各部门、为基层广大员工服务的意识，在工作中惟实不惟虚。调查研究要摸实情、求实效，不搞形式主义，不做表面文章；汇报工作要以实为据，不弄虚作假；传达领导意图要以实为准，不擅自夸大或缩小；为基层办事要以实为本，获取基层员工的信任和支持。

二、宁静以致远，在默默无闻中演绎人生。秘书工作称得上是幕后工作，工作出色与否取决于是否具有良好的配角心态。基层的秘书人员不仅要起草文件、撰写领导讲话，还要负责收发文件、宣传报道、打印材料、后勤服务等，可以用全、杂、细来概括，古人说的好：“垂大名于万世者，必先行之于纤维之事。”所以，秘书人员必须努力克服不平衡心态，在工作中努力做到：手勤、腿勤、脑勤、口勤，即在工作中应勤于动手，多写多做；勤于动腿，主动与各部门同志接触、谈心，掌握第一手资料；勤于动脑，多在理论与实践的结合上下功夫，及时总结工作的利弊得失；勤于动口，积极向领导反映有关情况，为领导作出正确的决策提供事实依据，不断提高服务水平。

秘书人员因其角色的特殊性，在特定的场合从一定程度上也代表了领导的形象。诚实可以说是秘书最为基本的素质之一，秘书人员要以诚实的态度来对待工作，不断增强做好工作的责任感和光荣感，全身心地投入工作。所以，要想成为一名优秀的秘书，就必须做到苦练内功。

三、紧跟形势发展，努力提高业务水平。在我国加入WTO后市场经济国际化进程迅速发展的大环境下，基层企业也进入了巨大变革时期，这一时期的每一个阶段性工作都将成为实现企业既定发展目标的重要环节，也就使得参谋、辅助成为当前对基层秘书工作的根本要求。所以，基层的秘书人员不再是传统意义上的单一脑力劳动者，而应是办事型、知识型、技术型三型合一的综合型人员。所谓办事型就是秘书人员要有极强的适应能力、灵敏的反应能力、流畅的表达能力以及灵活的应变能力，善于适应不同领导，学会用不同的工作方式融洽与领导的关系，避免工作出现断层；能准确及时领会领导的讲话和意图，并能以准确、简练的语言或文字传达，避免一知半解或词不达意；能够采取及时有效的方式应对突发事件，避免造成尴尬局面。而知识型和技术型实际上是互为补充、相得益彰的，秘书人员既要掌握基本的文字知识，还需不断加以更新，用现代技术知识武装自己，收集各种材料，为领导提供高质量的信息服务。

总之，基层的秘书工作涉及方方面面，处理问题的方式方法也不尽相同，以上只是笔者结合自己的工作实际，谈的几点粗浅的看法。入世后基层秘书工作要有更高的起点，秘书人员必须以与时俱进的积极态度面对现实，找出差距，使自己的思想政治素质、综合服务水平、业务能力有所提高，从而把基层秘书工作提到新的高度。

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