21世纪是信息的时代，信息时代又被称为数字化时代，在新形势、新任务下，房产管理部门和房产档案部门传统的以手工处理为主的管理方式将不能适应新形势和信息时代发展的需要。笔者认为，在新形势下，解放思想，加快房地产信息化建设步伐，运用系统科学方法积极实施房地产权属档案管理信息化是当前构建和谐房地产行政管理的重要举措和任务。
一、将系统科学应用于房产档案管理信息化提出的背景
系统科学是研究系统的性质、特点、内在机制和运动发展规律的知识体系，其基本内容有系统论、信息论和控制论，包括运筹学、博奕论、自组织理论、耗散结构理论等多学科和多技术交叉渗透的新型科学技术群。系统科学方法突破了传统方法的局限，为揭示事物间的普遍联系和跨领域的研究及应用开辟了新的途径；为科学技术进一步定量化和认识、解决复杂大系统问题，提供了有效工具；强化了科学整体化趋势，为构造科学技术体系新途径和促进人类认识形式和认识方法的变革起着重大作用；加快了决策科学化进程，为科学技术工作者用唯物辩证法指导科学技术研究活动和具体应用活动提供了有利条件。因此使用系统科学来发现问题、分析问题和解决问题已经成为各级专家学者在社会各领域进行科研和生产建设所广泛采用的方法性科学。系统科学特别是系统科学中的信息方法和系统方法，对房产档案管理信息化项目方案的提出、论证、决策和具体实施有重要的指导意义。
当今社会科技日新月异，经济飞速发展，计算机与网络技术渗透到社会的每一个角落，使得我们的社会走向信息社会。信息社会的一个主要特征就是世界和社会的“数据化”信息社会也可以说是一个“数据社会”。我们可以对比一下工业社会的治理的“卷宗社会”。在工业社会，利用人们日常生活所留下的各种档案，也就是“卷宗”，便可以掌控人的生活方式、习惯、下落以及社会关系等。在房地产行政管理领域，有关房产权属登记等有保存价值的各种材料形成了房产档案，这些档案绝大多数以纸质形态存在。而到了信息社会，工业社会所保留下来的这些档案必然会被数字化，以比特的形式存在。
纸质房产档案记载着丰富的房屋自然状况和权利人状况信息，但如果没有经过计算机信息化处理，虽有多种传统检索工具，其信息仍然处于游离状态，载体是纸张，视觉传递信息过程可以做到不留痕迹，如果不做手工记录，一份机密档案就是被调阅千万遍，也可能做到瞒天过海；电子档案的调阅，效率很高，可达到秒级甚至毫秒级的水平，传递信息必须通过电子比特，各种浏览都会留下日志文件，每次调阅都是可控的。因此，信息化是加强房产档案规范化管理的内在要求。
随着住房制度改革的不断深入和房产交易市场的日益活跃，房产档案增长速度越来越快，同时，伴随着城市建设的不断发展、人们产权意识的日益增强，档案利用量越来越大。传统的档案手工管理方式，传统的以纸质档案为特征的“卷宗社会”模式，调阅周期很长，已无法有效满足日益增长的档案利用工作需求，迫切需要专业化的档案队伍，采用先进的信息化技术管理房产档案。电子档案具有保存时间长，支持网络查询，同时具有标准化程度高，管理成本低，易于保管、共享和分发等一系列显著优点。社会需求是房产档案实施信息化管理、提高房产档案利用服务水平的强大外部推动力。房产档案管理信息化正是在这一大的背景下提出来的。运用信息理论把房产档案中有关房产的自然属性和社会属性抽象出来，通过数据采集来获取信息，结合业务流程梳理来分析信息、进行信息建模，通过数据存储、数据应用及管理来实现信息系统的各种功能，最终形成计算机可以识别的、系统化、条理化的数据集合，建立房产档案管理信息化系统。信息论在房产档案管理信息化中具有重要作用，为揭示房产档案管理信息化系统的本质属性提供了新途径，是实现房产档案信息化管理的有效手段。
二、房产档案管理信息化中系统科学应用的原则
房产档案管理信息化涉及历史档案的扫描加工、新增电子档案的数据接口、远程数据查询、档家综合业务管理等四大方面的内容，这些内容相互作用，相互影响，共同构成房产档案信息化管理系统。系统论原理要求，房产档案信息化管理系统的方案设计必须按照整体性原则、关联性原则、动态原则和最优化原则，依据房产档案信息化管理的系统特点以及变化发展过程，在动态中考察房产档案管理信息化整体与部分、部分与部分、系统与环境、结构与功能等关系，从而揭示出房产档案管理信息化的本质和规律，最终拿出房产档案信息化管理系统方案。
一是必须考虑房产档案管理信息化的整体性原则。整体性是系统方法的根据和首要原则。房产档案信息化的各个组成部分：历史档案的扫描加工、新增电子档案的数据接口、远程数据查询、档案综合业务管理是有机联系的，同时具有不同的结构、功能及运动变化规律。
二是必须考虑房产档案管理信息化的关联性原则。房产档案信息化的各个组成部分虽然结构和运动变化规律不同，完成不同的功能，但其操作的核心数据是一致的，通过从不同的角度、用不同的方法对核心数据进行操作，各个不同的组成部分相互关联到一起。
三是必须考虑房产档案管理信息化的动态性原则。系统方法具有历史性原则，房产档案信息化系统的功能是利用现代信息技术对房产权属登记、调查、测绘、权属转移、变更等房产权属管理工作中直接形成的有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录实施便捷的、可控的有效管理，管理的内容随时间动态变化，系统本身也要依据业务的不断变化进行动态调整，满足档案管理和利用工作的需要。
四是必须考虑房产档案管理信息化的最优化原则。最优化原则也称为整体优化原则，是指在一定条件下，通过各种手段或各种可能的途径，使系统达到最佳状态。目前的计算机技术的普及和发展水平，为此提供了可靠的硬件和软件支持，既有高端产品支持前沿应用，又有大量中端产品支持各专业应用。中端产品历经检验，技术成熟度、市场化水平较高。在资金有限的条件下，选用中端计算机软硬件产品较为适宜。可以通过优化房产档案数据库结构、理顺房产档案业务流程，来进一步提高房产档案信息化管理系统的整体水平。
三、运用系统科学实现档案管理信息化的益处
运用系统科学实现档案管理信息化，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化为微机软件形式的二次文献信息供人们利用，其益处有：
（一）可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前，大多数档案室对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。
（二）缩短二次信息的加工时间，提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是：选题—选材—编辑，这种工作方式，即从文件资料形成到开发利用“二次文献信息”时间长，造成信息失效，严重影响了房产档案信息的应用价值。用系统方法管理档案信息，编者可以直接利用机读方式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序。
（三）拓宽档案信息传输平台。档案信息只有在传递过程中才能体会出它应有的价值。以往信息存在于一次文献即档案原件或经过处理的二次文献范畴内，人们需要档案信息，往往需要亲临档案室，通过阅览摘录、静电复制或拍摄等形式来获取需要的信息。档案信息完成数字化后以数字形式存在时，数字网络系统就将成为其主要的传输平台。为档案信息的快速流动提供可能。经系统科学处理的数字化档案信息在传递过程中可以方便的进行远程传递，形成传递网络，而且通过因特网可以方便的进远程传递，不受时间和空间的限制，利用者不必亲临档案室，就可以在任何时间、地点通过计算机方便地利用档案信息。
系统方法是适应现代科学技术发展的需要而产生的，是研究系统和复杂系统的有效工具，不仅为房产档案信息化管理系统的认识、研究、设计、管理和实施提供了有效手段，而且为房产档案管理信息化的科学决策提供了依据，可以从总体上把握房产档案信息化管理系统的科学性、合理性，实现系统设计、系统实施、系统运行最优的投入产出比。因此，由系统方法和信息论等构成的系统科学体系，是指导房产档案实现信息化管理的科学思想和有力武器。