(广东金融学院 图书馆，广东 广州 510520)
摘 要：文章从科学管理中的动作分解、指标量化、流程 标准化三大特点对图书馆期刊采购管理方法进行了探讨，设计了标准化的期刊采购工作流程 并讨论了其中的关键细节，期望以此提高期刊采购人员的工作效率。
关键词：期刊采购；科学管理；流程标准化；图书馆
中图分类号：G255.2 文献标识码：A 文章编号：1007—6921(2009)09—0148—02
1 什么是科学管理？
科学管理又称“泰勒制”，是19世纪末20世纪初美国人弗里德里克·温斯罗·泰勒(F.W.Ta lor;1856~1951)提出的管理理论，其根本内容是提高企业效率。泰勒是第一位提出科学管 理理念的人,因此被尊称为“科学管理之父”。他详细记录每个工作的步骤及所需时间,设计 出最有效的工作方法, 并对每个工作制定一定的工作标准量,规划成一个标准的工作流程； 达到最高工作效率的重要手段是用科学化的、标准化的管理方法代替经验管理。科学管理理 论对管理学理论和管理实践的影响是深远的，直到今天，科学管理的许多思想和做法仍被许 多国家参照采用。
期刊采购的科学管理是指为了提高期刊采购人员的工作效率而使用科学化、标准化的管理方 法。期刊采购是开展期刊服务的基础, 采购工作好坏直接影响期刊质量和期刊服务。目前， 图书馆的期刊采购管理工作多以经验为主，在期刊采购种类少的情况下，对采购工作人员的 素质要求不高。近年来，随着图书馆发展规模扩大，图书馆自动化系统应用，期刊采购品种 数量不断上升，期刊采购渠道多样化，期刊形式内容变更频繁，以及期刊采购人员更换，容 易出现期刊采购工作效率降低，发生错误概率增加的问题。因此，笔者试图从科学管理的角 度对期刊采购工作做初步的探讨。
2 期刊采购的科学管理内容
科学管理内容有三大特点：动作分解、量化和标准化。期刊采购工作属于常规性的工作，其 科学管理方法的制定首先通过对采购相关部门的工作内容进行动作分解，对一些工作内容进 行指标量化，进而设计采购的工作流程图，并对采购人员的关键细节进行详细分析。动作分 解筛选出必要的工作内容，通过指标量化，可以避免经验管理的模糊性和不确定性，而流程 标准化是期刊采购科学管理的核心，通过标准化的流程设计可以提高人员的工作效率，避免 工作出现疏忽和失误。
2.1 动作分解
2.1.1 发行部门 。①提供征订目录和自动化订购数据库，有网络、终端和传统订单3种订购形式，常见订单格 式为EXCEL文档。②告知期刊出版发行变更信息，变更信息内容包括发行渠道、订购标识、 刊名、出版频率，告知方式有在数据库或网页中显示、送刊时附带变更通知、电子邮件联系 。③保障服务质量，体现在送刊频率、缺刊率、服务态度。
2.1.2 期刊管理人员。①验收、登到、上架、整架等日常管理工作，及时反映期刊变动情况(缺刊、停刊)。②反馈 期刊利用率，常用方法是以统计文献复印次数为主，刊物新旧程度作为参考。要注意期刊利 用率低反映问题原因在于期刊的质量低，或者质量高但缺乏目标用户，从而有助于采取相应 对策。③提供读者咨询服务。④完善现刊馆藏目录。
2.1.3 期刊用户(普通读者、教学科研人员)。①选刊。②专家评审。③提供意见，推荐订 刊。
2.1.4 采购人员。①甄选期刊。甄选期刊是指采购人员通过各种手段对现有的期刊重新审核以及考察新的期刊 品种。对于符合要求的现有期刊和新订期刊予以保留或增订。对于不符合要求、利用率低的 期刊予以删订的处理。②制定采购计划、时间表。计划内容包括了采购期刊的前期准备工作 如收集信息、预算经费、以及对时间的合理安排等。③修改采购计划。是指计划上报主管领 导，根据意见修改采购计划。④系统录入订单。⑤核对采购订单。⑥结算报销采购经费。⑦ 定期统计。⑧数据处理与存档。
2.1.5 主管领导。①确认发行部门。②审批采购经费预算。③监督采购质量。④批准采购 计划。
2.2 指标量化
什么是指标量化？指标就是量度，指标量化就是用可测量的量度对工作流程内容进行管理控 制。根据期刊采购管理的需求选定量化指标，其作用在于一方面通过制定可量化的目标并确 保能够达成，另一方面控制监测指标在预期范围内，一旦出现问题可以马上发现。
量化指标是期刊采购管理水平的科学评价标准。选取量化指标的途径来自日常管理工作统计 和自动化管理系统。期刊采购管理中常用的几个统计指标有到刊率、期刊利用率、经费增长 率、核心期刊占有率、订购分类统计等(见表1)。
2.3 流程标准化
采购管理是采购人员和涉及相关部门共同参与的系统项目，通过对期刊采购流程进行动作分 解，归纳期刊采购工作步骤标准化内容，最终制定规范化、标准化期刊采购的工作流程(见 图1)。
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2.4 关键细节
2.4.1 甄选期刊。通过考察期刊采购的工作流程，可以发现关键在于甄选期刊，因为决定采购期刊质量高低最 重要的环节是甄选期刊。甄选期刊的工作内容包括：①收集期刊出版发行变动信息，尤其要 注意自办发行刊物变动信息；②审核重点学科保障期刊，掌握期刊利用情况；③请专家评审 现有期刊，及时剔除质量差的刊物；④对新订刊物严格把关。只有甄选质量高，才能制定好 合理的期刊采购计划。高校用户对教学科研的需求决定了图书馆期刊采购工作的重点在于根 据专业设置、学科建设、科研项目和新增专业做好学术性期刊的供应保障。对中国(不含港 、澳、台)出版的期刊中核心期刊的认定，目前国内比较权威的有两种版本：一是中国科技 信息研究所每年出一次的《中国科技期刊引证报告》；另一种是北京大学图书馆与北京高校 图书馆期刊工作研究会联合编辑出版的《中文核心期刊要目总览》。对于外国出版的期刊中 核心期刊认定的比较权威的版本是北大图书馆编辑出版的《国外人文社会科学核心期刊总览 》。使用方法：(1)利用《中国科技期刊引证报告》中的文献计量指标，评价馆藏学术期刊 质量；(2)根据对国内外核心期刊的认定，将馆藏期刊划分为本校重点学科保障期刊，以确 保其连续性和完整性，通过各种渠道收集的新增期刊品种可以通过相同的方法决定是否订购 。
在工作流程中，期刊采购人员需要做到：①掌握馆藏期刊的变动数据，包括停刊、休刊、刊 名变更等；②根据需要按月、季度、半年进行定期统计，监测量化指标；③严把期刊质量关 。例如《集团经济研究》，该刊曾收入核心期刊目录，后因自身内容质量问题被取消了刊号 ，目前有极个别与该刊高度相似但仍在出版的刊物，需要采购人员鉴别。
2.4.2 沟通。从图1看出，优秀的期刊采购人员需要和不同部门进行交往，从中获取信息， 因此必须具备良好的沟通能力，包括口头、书面表达能力、人际交往技能等。
2.4.2.1 沟通对象：管理人员、用户、发行部门、副馆长等；
2.4.2.2 沟通工作内容 ：①关注管理人员对现有期刊的信息反馈，注意互动，从而解决以往重视“采”而忽视“访 ”的问题；②针对用户和发行部门分类建立联系人名单，使用各种沟通手段，如信函、电话 、传真、即时通讯软件、电子邮件；③对用户推荐信息书刊进行查询并及时回复。
2.4.2. 3 技巧运用：注意人际交往中仪表、用语、表达准确性等。
2.4.3 文档管理与保存。文档范围包括了期刊的条目、联系人名单、复印件等。文档来源于自动化系统的统计以及日 常工作。例如：期刊发行数据的变更，显示为价格变动、出版频率增减等。另外，一些自办 发行的内部刊物，通常质量较高但发行量小、较难收集，因此采购人员对零散订购的期刊需 要收集联系方式、订购单等信息并妥善复印、保存。
文档管理必须具备连续性，一些积累下来的数据往往如实反映了采购管理的情况，方便了采 购人员进行各项统计，进而提供制定期刊采购计划的依据。数据管理必须具备条理性，对数 据根据事由分类，再按时间、重要性及时处理保存妥当，避免混乱。数据管理能力也能反映 出采购人员的工作素质。
3 结束语
期刊采购科学管理的意义在于标准化工作内容，进而统一工作标准，提高采购人员的工作效 率，并且明确分工、明晰责任，对评价采购人员的工作绩效有了参考依据。由于期刊采购本 身是一种实践，管理来自于实践，如何将笔者提出的科学管理观点与实践更好地结合并完善 还需要做进一步的研究。本文重点在于探讨工作流程的控制与管理，而管理是科学和艺术的 结合，对于人的情感因素等心理方面尚未涉及，这也是科学管理本身的局限之处。 ［参考文献］
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