1993年8月，经上海市档案局批准，上海档案咨询服务中心成立，标志着上海有了第一个市级档案中介机构。在这前后，上海市闸北区、浦东新区、崇明县等档案行政管理部门也相继成立了档案事务所和档案咨询服务中心。截止1999年底，上海档案中介机构达20多家，市级的有5家，区县级的3家，基层单位12家。
一、档案中介服务运行的现状
1、档案中介机构发展很快，但急需规范
到目前为止，从所有制性质来看，既有全民的、集体的、股分的、私营的，有合资、合作的，有国内的、也有境外的。从经营的业务范围来看一是档案咨询服务，即以档案咨询为主要服务内容的档案中介机构；二是档案事务所，即既开展档案咨询服务，又兼顾档案用品和装具的服务；三是档案干部教育，主要是开展档案干部培训等教育；四是档案用品、装具服务部，实际上是档案行政管理部门开设的“三产”机构。从目前情况来看，一方面是档案中介服务机构发展很快，但另一方面其发展也显示出相对的无序。具体表现为一是没有总体发展规划、发展步骤和目标。二是缺乏管理制度，包括市场管理制度、机构和人员资格审查制度、人员进修制度和专门的档案中介机构法规等。三是缺乏对档案中介机构人员职业道德标准确定的管理。四是档案中介机构的宣传不够广泛、深入。五是档案中介机构还缺乏一套规范的操作程序向社会公布，如规范的合同内容、收费标准等等。
2、档案中介机构自身存在不足
从现有的档案中介机构来看，一是组织机构不健全，一般都是只有一二个管理人员，并且这些人员的工资等关系还都挂在原单位。大量业务都是靠聘任一些退休的档案人员和由于企事业单位机制转换而离开了档案工作岗位的业务骨干来进行的，这就在自身压力上明显不够，事实上还很难说档案中介服务就已经真正算得上是一个独立的行业。二是档案业务水平很不统一。档案工作是一项业务性很强的工作，整理方法也允许多样。所以尽管从事档案中介服务的多是一些老同志，业务比较熟练。但由于没有及时统一的培训，所以使得一些新的业务标准不能及时掌握。如《归档文件整理规则》已经于2001年1月1日起施行，档案中介服务就有必要作出相应的反应。还有就是各人掌握的技术标准不统一，这个问题在从业人员来自不同的行政区域和不同行业时就必然会出现。这种不统一也不利于档案中介机构真正走向社会的竞争。三是一些具体业务不够规范，最为突出的就是合同。不论代为整理档案，还是咨询服务、档案寄存等等都需要制订合同，现在这方面做得比较差，有的甚至干脆就没有正规的合同，仅仅凭口头约定，有的虽然也有合同，但是很不规范。以档案寄存为例，有的档案部门仅仅制发了一个“档案寄存办法”来作为档案寄存的“要约”，《办法》中又多是规定档案寄存中心义务的条款。寄存方来了，不用做什么承诺，仅仅在寄存清单上签字而已，根本就没有寄存档案协议，很不规范，一旦引起争议，所能提供的唯一法律文件是“档案寄存办法”。而档案寄存的时效性、到寄存期协议的延期及过期无价值档案的处理、提前解除寄存关系损失方的赔偿、寄存档案丢损赔偿、发生争议解决方式和解决地点等诸多问题一旦出现，其作为准格式化合同内容，在解决争议中对档案寄存中心会十分不利。
二、档案中介服务业的依法发展
档案中介服务要想有大的发展，除中介组织的自身努力外，还需要国家、地方法律、法规作保障。
1、加强统筹规划，要建立和完善档案中介服务的法规体系。为了适应档案事业发展的需要，充分发挥档案中介服务在发展我国档案事业中的作用，各级政府和档案行政管理部门对档案中介组织的发展必须有一个长远规划。就中介机构的设置来看要制定总体发展规划、发展步骤和目标。要推进专业化，形成专门人才执业、专业服务齐备、分工协作密切的专业服务体系。甚至对档案中介业务中需要的各种手续也要制定出统一的合同文本及表式。就对中介机构的监督管理来看，一是要制定颁布有关规范中介活动的地方性法规和专门性规章。现在虽然在一些地方档案法规中提到了资格认定等内容，但还过于笼统，还必须颁布更具体、针对性更强的涉及到中介服务中各方面事务的专门性规章。对于一些比较成熟的规章制度，也应该积极探索以地方性法规的形式进行规范和推行。二是要加强对档案中介组织的管理和监督，要求中介机构建立起一整套自律和他律机制。以使档案中介服务有法可依，有法作保障。
2、档案中介服务机构要严格依法加强自身建设。首先是依法成立，必须经政府有关部门按照法律、法规的规定审查并经登记机关办理登记手续，成为能独立承担民事法律责任的法人组织，在一开始就取得合法的地位。各中介组织要健全机构，要有固定的从业人员，并加强对从业人员的培训，使他们掌握有关法律、法规，了解新的业务标准，树立良好的职业道德，增强竞争意识、品牌意识，有了品牌就会有固定的客户。其次是要强化宣传，要通过报纸、电视、广播、网络等各种媒体加强宣传。只有通过积极有效的宣传，才能提高档案中介服务的社会知名度。再次是要强化队伍建设，要注重培养档案中介的专门人才，着重培养具有公关能力强、管理水平高的中介管理人才；培养档案法律、业务咨询、档案价值鉴定等专门性高级人才。档案中介服务要走向社会，站稳脚跟，取得地位，就必须培养出一批在圈内外都具有一定权威和知名度的高级人才。
3、依法拓展档案中介的服务领域。档案中介机构不能局限于档案用品买卖、档案代整理、档案人员培训等方面，而应着重围绕“档案”这个中心，在咨询、评审、评估、鉴定等方面下功夫。档案行政管理部门要积极扶持档案中介机构拓宽业务范围，支持中介机构在具备条件的情况下同时开展多项中介业务，不能一味要求中介机构必须在档案行政管理部门的三产范围以外开辟新的增长点。就目前情况来看，档案中介服务可以注重从以下几个方面来拓展服务领域：①档案法律咨询。随着我国档案法制建设的深入，各单位乃至公民依法利用档案和保护档案权益的意识有所增强，各立档单位对依靠档案创造更大的经济效益和维护本单位合法权益的意识越来越强。而在利用档案中因知识产权外流而使单位遭受损失的现象更是时有发生。这种现象应该引起档案中介服务机构的高度重视，要及时为企事业单位提供档案法律咨询，可以通过吸纳有律师资格证书的人员加入档案中介服务部门，以正规的律师身份帮助有法律纠纷的部门或档案工作人员应对法律诉讼。②承担档案法律、法规中明确提出的任务。这方面的任务很多，当前最主要是档案资产评估。《上海市档案条例》第二十一条明确规定：“国家机关、国有企业事业组织和国家所有的其它组织的档案，归国家所有，列入国有资产管理的范围。”其实各种所有制企业的档案也都应该列入企业的资产管理之中。由于档案自身价值的无法确定而有可能真的使档案变成没有价值的东西。所以，必须使档案价值有具体的体现形式，最好能把档案的价值价格化。而要做到这一点，就必须依靠权威的组织或人员对档案的价值作出科学的评估。当然这项工作面广量大，难度也很大，可它却是档案中介服务的一个巨大业务源。如企业转制、产权变动等都很需要。目前档案行政执法中涉及到档案价值确定上的有些任务正需要有档案中介服务机构来承担。如《档案法》第二十四条中关于损毁、丢失、涂改档案的行为，“造成损失的，责令赔偿损失。”这种损失的确定似可有三方面人员来认定：一是按传统由档案馆的专业人员来进行，这种情况在对于馆藏档案的鉴定中还是可行的。但在这种特定的需要下，再由档案馆的专业人员来进行的话则与法不通，难免有自己说了算之嫌；二是由公安及相关专业人员来进行，这种方法对于一般财物的确定是十分常见的，但在对档案鉴定上，这些人员由于缺乏档案鉴定方面的专业知识而不能胜任。于是就只有剩下的第三种情况，即由居于第三方的档案中介机构的人员来进行更为合适。这种由作为第三方的社会中介组织作出的鉴定结果比较能令人置信，也容易被司法部门所采信。